OA由来和发展历程

    基本界定OA系统以后，我们再回顾一下OA系统在我国的发展脉络。（下文如果非特指，办公自动化即指狭义的OA系统）。

　　1、中国的OA系统起源于政府的公文和档案管理。由于计划经济体制的影响，政府对企业的管理出了依靠法律、法规之外，还有大量的行政指令和指示。企业在进行许多决策的时候，也经常需要向主管的政府部门请示汇报。另外，当时的政府官员和企业领导经常是你来我往难以分辨，并且存在着比较严格的对应关系，即企业领导和政府官员行政级别挂钩，因此在企业应用红头文件就比较自然。此时的OA系统的特点：以公文处理、档案管理为核心的办公管理系统，其实办公其实就是办文。 　　2、随着企业的介入，OA软件也有一定的发展，加入了很多企业的特性，例如，OA现在强调的知识管理，强调了业务流程的整合，但是，效果并不是很理想。主要功能的收发文、档案管理、物品管理、文档管理、车辆管理、后勤管理、简单的人事管理等。尽管解决了企业中存在的层级结构，传统的办文程序，从文件起草、审阅、会签、签发、下发到归档、借阅等各个环节，存在流程复杂，流转时间长，导致办公效率低，决策缓慢等问题。但是由于在机构和流程上很难作很大的改动，因此解决之道就是采用先进的计算机和网络技术，不仅将办文内容电子化，而且实现整个办文过程电子化，从根本上改变了传统的工作模式。 　　在此种情况下，OA作的所有工作不过是将手工工作搬到计算机网络上，并利用了计算机技术的一些先进特点，却没有增加任何先进的管理理念和方法。另外办公自动化的处理的信息范围实在过于有限，仅仅处理一些公文就可以称为办公自动化了吗？如果我们仔细观察市面上的OA产品，所提供的附加功能的深度和广度也是非常让人失望的。这就是我们目前的办公自动化系统所处的基本现实和困境。这也是我们的客户对OA不满意的焦点所在。 　　办公自动化的发展经历了五个阶段：从PC机加上个人办公软件实现的文字处理是第一个阶段，这个阶段大概在20世纪80年代到90年代初，大家主要是实现文字处理，就是单机的办公自动化；第二个阶段是局域网的出现，局域网和关系数据库实现了文件共享、信息共享，这个应该在90年代；第三个阶段，即在21世纪初期，这个阶段的特点是以群件技术为基础、以协同工作和知识管理为目标的办公自动化。第四个阶段，即协同办公门户，这个阶段的特点是OA系统作为整个组织内部信息化的入口，相对于外部门户（互联网网站），与组织内各个业务系统进行集成，数据集中展现。弟五个阶段，也就是移动化阶段。随着3G移动网络的发展，OA进入了移动化阶段。移动OA使得办公人员可以在任何时间任何地方使用OA，同时也引入了基于GPS的考勤、现场信息采集、移动审批等等移动功能^[1]，把OA应用推向了新的额高度。

1、第一代OA

　　以email、个人office办公软件处理为核心，个人来处理日常工作，在组织内缺乏很好的沟通渠道。

2、第二代OA

　　主要是以传统的收发文管理，档案管理为主。加入了很多的辅助功能如，BBS、公告板、名片夹、日程安排、报告管理、图书管理、车辆管理、公司大事记等小功能。这些功能相对独立，这样的功能也可以用内部网站的形式实现。这些功能对于企业没有实际的大的帮助。 　　而开发和销售这种产品的企业很多，也有一定的客户群。这类产品价格比较低，尤其是这类产品开发成本比较低，对软件公司的要求也不高。但是这类对企业没有起到实际的使用价值。

3、第三代OA

　　第二代的OA产品在功能上加强了，加入了很多功能。例如加入了文档管理、人事的管理、资产的管理，特别是在流程方面逐步得到了加强。他的功能还是相对对立，尤其是与企业的业务还是没有挂接上来，也是停留在将工作电子化的程度。面对这样的功能，我们会问：这样的办公自动化到底解决了什么问题？企业用了办公自动化到底解决了什么问题。 　　实际上，这是两个相关的问题，解决方法的获得必须要有更高的高度，更宽阔的视野来看待办公自动化以及其他系统之间的关系。同时我们也不能忽略技术的影响。因此我们需要第三代的OA系统。

4、第四代OA

　　当我们的目光移开办公自动化系统，我们就会发现，在企业除了办公自动化系统之外，还有财务、库存、生产、销售、人力等管理系统。由于大量的信息孤岛式的建设，他们之间很少能够紧密协调起来。就前端来说，我们经常需要进行退出一个系统然后再进入另一个系统，并且发现数据常常不一致，我可以比较肯定地说，目前中国具有信息系统的企业绝大部分都是这种情况。他们往往具有多个供应商提供的多个系统，但很少集成。也有少数企业采用ERP套件，集成了其中的一部分，全部集成的企业凤毛麟角，也可能正在产生之中。 　　1、集成，这是第一点需求。 　　从目前用户的使用技能和接受程度以及系统的维护成本考虑，WEB界面最容易接受。另外从集成方面来讲，必须采用人人支持的web标准如HTML，JavaScript，Activex，IIOP，DHTML，XML,JAVA等才能在一个界面下容纳，否则的化，技术难度就会导致集成不可能实现。 　　2、完全基于web，这是第二点需求。 　　对于流程，熟悉办公自动化系统的人就会想起收发文的流程。那是非常完善的、符合层级结构的、效率低下的流程。对于如何优化该流程，如果我们宥于原有的思维模式和知识领域，我们无法获得更多。必须基于现代的流程管理思想对目前的业务流程进行重组。（办公自动化系统和管理咨询如何结合在一起） 　　3、流程优化的，这是第三点需求。 　　进入知识经济时代，我们人人都是知识工作者，要求办公自动化系统必须具有知识内涵，或者说是基于知识。提供知识管理所需的最基本的IT工具，知识存储库和知识交流场所，更高级的意义上提供，基于知识的岗位要求和评估体系。 　　4、基于知识的，这是第四点需求。 　　总之我们要求的办公自动化系统系统是和其他应用系统紧密集成的，完全采用Web技术的，流程优化以及基于知识的管理的办公管理系统。

5、协同管理

　　针对"信息孤岛"、"应用孤岛"和"资源孤岛"，协同管理最主要的三个方面就是要实现信息的协同，业务的协同和资源的协同。协同管理理念主要体现为三大基本思想，即"信息网状思想"、"业务关联思想"和"随需而应思想"。 　　"信息网状思想"： 　　企业中的各种信息都是存在着联系的，例如费用报销，这笔费用是什么时间花的，为哪个项目花的等等这些都是与报销单相关的信息。如果这些关联的信息被封存在不同的数据库或应用平台中，审批者就只能得到简单电子化的报销单而无从获得更多的信息以支持决策。协同管理则提供了更好的解决方案，它将各种分散的、不规则存在的信息整合成一张"信息网"，每个信息节点之间依靠某种，或某几种业务逻辑关系进行关联，访问者就可以完全突破信息孤岛的困扰从而轻松自如的穿梭在这张信息网中并获取自己关心的信息。在协同管理平台中，审批者可以从这张报销单开始，迅速了解各种关联信息，包括费用花费的时间、地点、金额，并进而了解这笔费用花费后的项目进展情况，总体预算情况等等。管理的一个重要方面就是对真实的、全局信息的了解，而协同管理无疑提供了这样的可能性。 　　"业务关联思想"： 　　一个形象的比喻，现代化企业就象一台不停运转着的精密机器，企业的各个业务环节就象是机器上的各个部件，任何一个部件出了问题就会对整台机器的运转造成影响。从表面上来看，企业的业务被分为各个业务环节并归属于某个部门或某个人员负责，事实上这些业务环节之间有着千丝万缕的关系，更为重要的是他们都必须为企业的共同目标而运作。例如一个客户会，会涉及到客户名单（销售部业务）、市场宣传资料和方案（市场部业务）、相关物资领用或采购（行政部业务）、发票和费用（财务部业务）等。关注某个或某些业务环节的传统软件由于无法对其它的业务环节进行统筹管理，因而企业就不得不在多个应用软件之间切换以保证同步运作。而协同管理平台则可以对这些业务环节进行充分的整合并纳入统一平台进行管理，任何一个业务环节的动作都可以轻松"启动"其它关联业务的运作，并对相关信息进行及时更新，从而实现业务与业务之间的平滑链接。 　　"随需而应思想"： 　　企业的各种资源，包括人、财、物、信息和流程组成了企业运作的基本要素。协同管理将这些资源整合在统一的平台上，并通过网状信息和关联业务的协同环境将它们紧密的联系在一起。然而要进一步实现对这些资源的协调和优化，很重要的一点就是这些资源能够随着企业的某个目标或者某项事务而被灵活的组织起来并进行协作，为这个目标或事务"各司其能"并发挥最大的价值，换言之，也即各种资源能够随企业的需要而及时的响应并突破各种障碍实现一致性协作。例如人与人之间的协作，在企业的每个角落里每天都在发生着。在协同管理平台中，人与人之间的屏障被打破，并可被随时调动起来组成跨部门、跨企业、跨地域的"虚拟团队"。比如说一个项目的进行，随着项目的建立，各个部门的有关人员都可被加入到项目团队中，甚至可包括企业外聘的专家、相关客户、合作伙伴等。为统一目标而设的"虚拟团队"成员可以共享项目信息、被分配各自的任务、接受项目经理的监督、相互之间就某个问题进行探讨、参加网上的项目会议等。当然在这样的例子中，"虚拟团队"不光包含了人，还包含了财、物等资源，例如会议室、项目资料等。而在协同管理平台中，这些资源可以突破各种障碍而被迅速找到并集合到一起，并实现它们之间通畅的沟通、协调，从而保证目标的达成。 　　总结而言，协同管理的本质就是打破资源（人、财、物、信息、流程等）之间的各种壁垒和边界，使它们为共同的目标而进行协调的运作，通过对各种资源最大的开发、利用和增值以充分达成共同的目标。